1. Introducción #

Una de las tareas mantenimiento periódico que es necesario realizar en el hotel es el control de temperaturas y otros parámetros del agua en los puntos de agua (grifos, duchas, etc) del hotel.

A continuación explicamos cómo se puede facilitar el control de estas tareas usando HMobile Periodic Tasks. Para ellos vamos a mostrar un ejemplo en el que vamos a suponer:

• Que se tomarán mediciones de lectura de cloro, temperatura y dureza de agua en varias ubicaciones, como habitaciones y zonas comunes.
• Que las mediciones se harán una vez al cuatrimestre y se vayan realizando rotando las plantas.
• Que durante un cuatrimestre, se quiera planificar que se vayan haciendo al día X habitaciones o ubicaciones.

2. Crear Tarea Planificada #

En el menú superior elige la pestaña “Planificación” y después haz click en el botón “+” para crear una nueva tarea.

2.1. Definir categoría, periodicidad y responsables

• Activar tarea: lanza la tarea al crearla si está activada. Si por ejemplo, se quiere guardar como borrador, se puede activar más adelante.
• Nombre: añadir el nombre que se desea.
• Categoría: Control de Puntos de Agua (o la que quieras)Periodicidad: en este ejemplo se ha elegido “trimestral > mensual + repetir cada 3 meses”
• Responsables: se pueden elegir ahora los ejecutores de las tareas, o más adelante, una vez creada la tarea.

2.2. Planificar Tarea: Acciones

Añade las acciones que se tienen que realizar dentro de la tarea. Por ejemplo:

• Verificar circulación del agua
• Medir la temperatura del grifo caliente
• Medir la temperatura del grifo fría
• …

Al añadir podrás elegir acciones de la lista, o crearte las acciones que necesites.

2.3. Elegir las habitaciones

Como ubicaciones puedes definir y elegir:

• Habitaciones del hotel.
• Zonas comunes.
• Maquinaria.

Añade todas las ubicaciones en las cuales hay que realizar la tarea. Para ello, podrás elegir las ubicaciones de la lista que se muestra al hacer click en “Añadir ubicación”, o crear nuevas ubicaciones al momento.

3. Repartir todas las ejecuciones en el tiempo #

Una vez creada la tarea, Periodic Tasks creará una ejecución por cada una de las ubicaciones que hayas añadido. Cada ejecución tendrá las mismas acciones o comprobaciones definidas en esta tarea. Estas ejecuciones se mostrarán agrupadas en la pestaña de “ejecuciones”.

3.1. Desde la lista de ejecuciones

Para poder repartir las ejecuciones en varios días diferentes, sigue los siguientes pasos:

• Elige las ejecuciones a mover.
• Pulsa en “Cambiar fechas seleccionados”.
• Elige la nueva fecha.
• Repite estos pasos hasta tener el reparto deseado.

3.2. Desde la vista de calendario

3.3. Vista general del reparto de trabajo en un año

Mediante esta vista se puede como es el reparto en el año de todas las de tareas, o de las tareas elegidas. Esto ayuda a repartir de manera más equilibrada las tareas, y así facilitar su gestión y ejecución.

Para ver este calendario, sigue los siguientes pasos:

• En la pestañas “Planificación”, elige “Resumen de trabajos planificados”.
• Elige las tareas que quieras ver.
• Elige el rango de fechas (por defecto, anual).
• Se pueden mostrar o no las ubicaciones y máquinas.
• Se mostrar en vista mensual o semanal.

4. Asignar trabajos de toma de medidas #

Desde la pestaña de ejecuciones, puedes ver fácilmente una previsión del trabajo, e ir asignando tareas a los ejecutores. Para esto:

• Elige las ejecuciones a asignar.
• Pulsa en “Asignar seleccionados” en la parte superior.
• Elige los responsables de esas ejecuciones.
• Una vez asignados, se le mostrarán las tareas a cada ejecutor en su móvil.

Al activar estas tareas planificadas el sistema generará una ejecución de “Medir Punto de agua” por cada zona incluida en las ubicaciones con fecha límite la fecha de inicio indicada. Cuando se vaya acercando la fecha de realizar el trabajo se deberá de asignar estas tareas al operario que tenga que realizarlo.

TRUCO: si esta tarea siempre la hace la misma persona, al configurar la tarea planificada seleccionar esa persona como responsable y el sistema le asignará automáticamente las ejecuciones.

5. Ejecutar tareas #

Cuando se asignan tareas, cada ejecutor ve en su móvil la lista de tareas que tiene pendiente por realizar. A medida que vaya realizando las acciones, introduce de manera sencilla la información en el móvil.

6. Seguimiento de las tareas #

En la pestaña “Ejecuciones”, el responsable de las tareas puede hacer un seguimiento del estado de las tareas. Para facilitar esta acción, tiene 2 opciones:

6.1. Ver trabajos pendientes por localización o activo

En esta visualización se muestra una tabla con la lista de habitaciones, y con el estado de las tareas a realizar en la misma:

• Sin ejecuciones pendientes.
• Ejecuciones pendientes a tiempo.
• Ejecuciones pendientes vencidas.

6.2. Ver lista de ejecuciones

En esta visualización se muestra una lista de todas las ejecuciones, divididas en varios apartados:

• Pasado.
• Hoy.
• Siguientes 7 días.
• Siguientes 30 días.
• Futuro.

En ambos casos se pueden aplicar los filtros deseados a las vistas para personalizar las mismas.

7. Informes #

Puedes realizar el seguimiento de la cumplimentación de las tareas de una manera muy sencilla. Para esto:

• Accede a Informes > Lecturas y chequeos realizados
• Elige tareas > Elige categoría > Elige la lista de acciones a visualizar
• Elige el año que deseas consultar.
• Haz click en “Generar Informe”.
• Podrás ver el estado de todas las ubicaciones o máquinas en las que se ha realizado o se debería de realizar la tarea.