1. Introducción

Llamamos “trabajos” o “tareas encadenadas” a grupos de solicitudes encadenadas en los que pueden participar diferentes departamentos y que se pueden configurar con solicitudes de distintas clases de servicio.

Lanzando manualmente sólo la primera petición, se irán lanzando el resto de tareas de forma automática según hayamos configurado el “trabajo”. Cada una de las tareas que se vayan lanzando las verá el departamento que deba ejecutarlas, sonando además una notificación en sus teléfonos. A partir de ese momento las tratarán como cualquier otra tarea.

Este tipo de configuraciones pueden ser útiles para casos como por ejemplo:

*Limpieza general:

En las limpiezas generales muchas veces se ven involucrados varios departamentos. SSTT desmonta cortinas- foscurit, Pisos realiza la limpieza, F&B vacía y limpia el minibar...

*Subida de comanda / recogida de servicio:

Esto es interesante para programar que el personal de F&B suba a recoger el servicio cierto tiempo después de que se haya subido la comanda.

*Cumpleaños:

Pisos hace decoraciones especiales, gex escribe una tarjeta, F&B sube champán...

*Trabajos de SSTT en los que participan varios gremios:

Existe una fuga de agua en la que primero debe subir fontanero a cortar el agua, más tarde albañil a facilitar el acceso en la pared / cerrar agujero, el pintor que pasará cuando se haya secado la pared...

Llegada VIP

A continuación explicamos los pasos a realizar para configurar uno de esos ejemplos:

Está prevista la llegada de un cliente VIP que se aloja en una habitación 101 y varios departamentos tienen que realizar tareas para preparar su llegada.:

2. PASO 1. Configuración del Trabajo/Tarea encadenada

El administrador de la aplicación en el Hotel configura el trabajo que consistirá en las siguientes tareas:

1. El departamento correspondiente a Relaciones Públicas (GEX) lanza el trabajo con una primera tarea llamada Llegada VIP en la habitación 101.

2. Este mismo departamento debe crear una tarjeta de bienvenida cuando la tarea inicial haya sido atendida.

3. El departamento de SSTT montará un sistema de videojuegos y multimedia.

4. El departamento de PISOS debe subir amenidades especiales a la habitación y decorarla de forma especial. Lo hará una vez que SSTT haya terminado de montar el sistema multimedia.

5. El departamento de Room Service debe subir Amenidades VIP.

6. El departamento de Minibar debe rellenar el minibar con artículos PREMIUM.

7. GEX revisa que todas las tareas han sido realizadas. Esta tarea se realizará a los 180 minutos de lanzar el trabajo.

8. Recepción Finaliza la tarea Llegada VIP al hacer el checkin.

9. 15 minutos después de que el huésped haya hecho checkin, el departamento de Room Service subirá hielo.

IMPORTANTE: Para poder configurar este trabajo, cada una de las tareas que lo componen deben estar previamente configuradas en su clase de servicio correspondiente. Puedes ver un video donde explicamos la gestión de tareas y clases de servicio aquí:

Para configurar el trabajo accedemos al menú CONFIGURACIÓN → TRABAJOS.

Una vez hayamos accedido a la configuración de trabajos crearemos uno nuevo pulsando en el botón + y dando nombre a este trabajo o agrupación de tareas.

Ahora iremos añadiendo las tareas que formarán parte del trabajo. Para ello nos posicionamos en la pestaña TAREAS y pulsamos en + NUEVA

Creamos la primera tarea que será la desencadenante del trabajo, en este caso la tarea de GEX, “Llegada VIP”, con ejecución INMEDIATA.

De igual forma vamos añadiendo el resto de tareas teniendo en cuenta el momento en el que queremos que se lance cada una de ellas. En este caso todas las tareas se marcarán como Solicitud Huésped para que tengan prioridad.

La tarea de de Room Services “SUBIR HIELO” debe realizarse 15 minutos después del check-in. A continuación mostramos cómo se configuraría para que esta tarea se cree automáticamente 15 minutos después de la finalización de la tarea “Checkin VIP”. Para que se lance la tarea “SUBIR HIELO” recepción deberá finalizar su tarea “Checkin VIP” que les apareció en el lanzamiento del trabajo.

2. PASO 2. Asignación

Para que un trabajo o tarea encadenada pueda lanzarse hay que indicar qué usuario o usuarios tendrán permiso para iniciar las peticiones que lo pondrán en marcha. De esta forma, solamente los usuarios que se asignen a un trabajo/tarea encadenada podrán verlo en la ventana de creación de solicitudes para lanzarlo.

Para crear las asignaciones entramos a la pestaña ASIGNACIÓN y pulsamos en + NUEVA. En la ventana que aparece buscaremos a los usuarios y los añadiremos uno a uno.

4. PASO 3. Puesta en marcha del trabajo/tarea encadenada.

Los trabajos o tareas encadenadas se lanzan igual que cualquier otra tarea, tanto en la página web como en el teléfono. Siempre hay que tener en cuenta que solamente podrán hacerlo los usuarios asignados.

Para lanzar la tarea accedemos a la vista principal de services y seguimos el procedimiento habitual. Es importante recordar que los trabajos también pueden ser programados para lanzarse en la fecha y la hora que creamos conveniente.

De esta forma hemos lanzado 10 tareas que se lanzarán automáticamente mejorando así la coordinación entre departamentos.