1. Introducción #

Es común que se ofrezcan artículos de cortesía bien a clientes VIP o bien a las entradas de clientes habituales (botellas de agua, tarjetas de bienvenida u otro tipo de amenidades). Hasta ahora, el personal encargado de gestionar estas tareas (GEX/FrontOffice/Recepción) tenía que preparar cada día un listado, entregarlo a los departamentos que realizaban la operación y, después recibir feedback una vez estuvieran terminadas estas tareas.

Ahora con Hmobile Services es muy sencillo y rápido:

    • Crear estas tareas para varias habitaciones a la vez de forma que automáticamente aparecen en los móviles de las personas que tienen que realizarlas.

    • Ver en cualquier momento el estado de cada tarea.

    • Obtener informes de las tareas realizadas de forma manual o automáticamente por email al cierre del día.

Si fuera necesario también se podrían lanzar tareas encadenadas en varias habitaciones a la vez

En la siguiente situación veremos dos ejemplos prácticos:

1.1. Colocación de botella de agua de cortesía en habitación a clientes habituales.

• El personal de RRPP revisa por la mañana las entradas del día y comprueba si hay clientes habituales a los que se deba subir un agua de cortesía . (en el PMS o en HMobile Room Status si dispone de la integración con PMS. )
• Crea una tarea “ botella de agua de cortesía” en estas habitaciones para que el personal de Minibar suba esta cortesía.
• El personal de minibar recibe en su móvil las tareas a realizar y, según las va realizando informa de que ha terminado el trabajo y, además, descuenta las botellas de su stock.

1.3. Colocación de cortesías VIP que requieren tareas por parte de varios departamentos

• El personal de RRPP revisa por la mañana las entradas del día, distinguiendo las que son VIP. ( Solo en el caso de disponer de la integración con PMS. )
• Crea la tarea encadenada VIP ARRIVAL y la lanza para estas habitaciones.
• El personal de cada uno de los departamentos irá recibiendo en su móvil las tareas en el momento oportuno e irá reportando cuando estén finalizadas.
• Una vez terminados los trabajos el personal de RRPP podrá ver el historial de cada una de las tareas en los informes de Hmobile Services.

2. Revisión de las entradas del día. #

En el caso de que el PMS se encuentre integrado con HMobile para recibir las entradas del día, el personal de RRPP podrá ver por la mañana las habitaciones con una preasignación y comprobar si son clientes habituales. En el caso de no disponer de esta integración podrá sacar un listado de su PMS.

De igual forma, en el caso de que el PMS informe de los usuarios VIP podremos hacer el mismo filtrado.

3. Creación de tarea en rango de habitaciones #

3.1. Cortesías

Una vez que tenemos el listado de habitaciones con preasignación, procederemos a crear la tarea. En este caso podemos ver que es necesario subir una cortesía en las habitaciones 101,103,104,107,108 así que crearemos la tarea para esas habitaciones en la misma solicitud.

Si marcamos esta tarea como llegada huésped, se creará como urgente con una marca específica.

Esta misma operación puede realizarse desde la aplicación móvil.

3.2 Llegadas VIP

En el caso de que necesiten lanzar tareas en las que se verán involucrados varios departamentos o en las que deberán lanzarse varias tareas diferentes, entonces deberemos configurar tareas encadenadas.(Para aprender a configurar este tipo de tareas pulsa aquí)>/p>

Una vez configurados estos trabajos se lanzarán de la misma forma que se ha explicado en el paso anterior. Simplemente se seleccionará la tarea encadenada correspondiente.

Esta misma operación puede realizarse desde la aplicación móvil.

4. El personal del hotel gestiona las solicitudes #

4.1. Cortesías

Una vez las tareas han sido lanzadas, el personal de los departamentos que deben realizarlas las recibirán en sus teléfonos. En ese momento las ejecutarán como si de otra tarea urgente se tratara.

En el primer caso, amenidad botella de agua, el personal de minibares recibirá una solicitud por cada habitación del rango seleccionado en el módulo de SERVICES. Una vez haya entregado la botella y marcado el consumo en el módulo de MINIBAR finalizará la solicitud.

4.2. Llegadas VIP

De igual forma que en el apartado anterior, cuando el personal de RRPP crea la tarea encadenada LLEGADA VIP, el sistema crea las tareas correspondientes de forma automática, que se mostrarán en cada uno de los terminales de los departamentos que deban ejecutar estas tareas para que el personal las trate.

5. Revisión habitación por parte de supervisora #

Durante la inspección diaria el personal de HSK podrá comprobar en Room Status si hay tareas pendientes en una habitación antes de marcar la habitación como revisada. Esto puede hacerse tanto desde la web como desde la aplicación móvil.

6. Informes #

6.1. Cortesías

Es posible hacer seguimiento de todas las amenidades tanto en el módulo de Services como en el de Minibares. En ambos casos podemos lanzar los informes correspondientes donde quedarán registrados tanto los consumos de botellas de agua como las solicitudes que se finalizaron en la entrega.

6.2. Services

Tendremos el control de las habitaciones a las que se ha subido la cortesía mediante el informe de “Detalle de tareas” de Services donde podremos ver datos completos como la hora a la que se entregó la cortesía o el usuario que lo hizo.

6.3. Minibares

Además, tenemos la opción de lanzar el informe “Consumo estadístico de artículos” donde tendremos la relación de botellas de agua de cortesía que se consumen en un tiempo determinado, pudiendo filtrar por dependencias.